Весь тайм-менеджмент в 4 цитатах
У нас всех есть ровно 24 часа в сутках, чтобы жить и действовать. Но почему же у одних получается так много, а у других время утекает сквозь пальцы? Вся суть в том, как именно мы распоряжаемся своим временем, насколько мы его ценим или принимаем как должное. Даже если человек совершенно ничего не знает про тайм-менеджмент, он интуитивно применяет многие техники. Посмотрите – может, в этих цитатах и описаниях вы узнаете себя ⬇️
Правило 1. Почувствовать время
Упущенное время может дорого обойтись
Невозможно улучшить то, что пока не понятно и не исследовано. Первое важное правило – понимать куда и на что уходит время. Вы удивитесь, когда поймете, что самые маленькие рутинные дела съедают больше всего ⌛ времени. Ответить в мессенджер, посмотреть соц.сети, сделать кофе, оплатить счета и еще куча маленьких задач.
Попробуйте отслеживать в течение нескольких дней куда уходит ваше время.
-
📓 Можно просто записывать в приложение или в блокнот все, что делаете и ставить потраченное время.
📅 Можно скачать шаблон тайм-трекера, вписать туда крупные задачи и в течение дня закрашивать ячейки-15-минутки, если занимались задачей. Вот мой пример такого заполненного трекера.
📲 Можно поставить программы слежения за временем на телефон и компьютер, а в конце дня проанализировать данные.
Только поняв куда именно уходить время можно переходить к следующему шагу…
Правило 2. Планировать время
Если вы тратите слишком много времени на размышления о чем-то, вы никогда этого не добьетесь
Список задач. Сложно представить более простой совет, но именно список задач – первый шаг к любому, даже самому комплексному, планированию.
Для начала достаточно просто выписать все задачи и дела, которые стоят перед вами. Это могут быть и покупки продуктов, и книги, которые хочется прочитать, и будущие мероприятия, и рабочие задачи. Уже потом список будет группироваться, приоритезироваться и разноситься по времени.
Но вначале – 📑 список!
Даже если вы что-то забыли, вносить задачи в список в течение дня – абсолютно нормально. Вы же тратите на них время ⏱️, они должны быть.
Выбирайте на день 2-3 важных и крупных задач и несколько небольших. Обязательно добавляйте задачи, исполнение которых будет вам в радость – например, дела, связанные с вашим хобби.
Правило 3. Оптимизировать время
Обыкновенные люди думают только о том, чтобы провести время; талантливые люди хотят использовать это время
Итак, у вас есть список задач. За что же взяться в первую очередь? Как все это успеть? Почему так много? 😱
Без паники!
Теперь задачи и время на них нужно оптимизировать – например, через расстановку приоритетов. Попытайтесь разделить все задачи на 7-10 групп и проставить каждой группе приоритеты. Не всегда это получается легко и очевидно. Чаще всего ставятся на первое место рабочие задачи, но важно помнить, что новые задачи в «Список покупок» сразу перетягивают приоритет на себя – вам же нужно что-то есть 😀
При ранжировании задач отдавайте приоритет тому, что для вас наиболее важно. Выясните, какие задачи и действия имеют большую ценность, которые окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу жизнь. Вообще, приоритезация – самая эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами.
Правило 4. Сохранять баланс и мотивацию
Независимо от того, насколько велик талант или усилие, некоторые вещи просто требуют времени. Вы не сможете родить ребенка за один месяц, если девять женщин забеременеют от вас
А теперь самое сложное. Чаще всего списки дел и приоритеты не работают по нескольким причинам:
- Вы все равно отвлекаетесь на мелкие срочные, но не сильно важные дела
- Появляются задачи на «5 минуточек», которые вы не записываете, но делаете, а потом удивительно – куда же ушел целый день?
- Составляете оптимистичный список дел, с которыми сложно управиться за 1 день
- Накатывает ощущение скованности этим самым списком – будто он не дает свободы
- Приходит прокрастинация от мнимого чувства контроля – «я же уже написал(а) целый список!»
Вот тут и приходят на помощь техники сохранения мотивации и баланса.
Поддерживайте мотивацию через фокусировку. Самое простое – техника 🍅 Помодоро. Ставите таймер на 20 минут, отключаетесь от всего и работаете. Не отвлекайтесь на телефон, телевизор или еще что-то. Просто делайте выбранную задачу. Как только сработал таймер, откладывайте все и отдыхайте 5 минут. И так 5-6 раз. Потом можно сделать большой перерыв на 25 минут. Так даже самые неприятные и сложные задачи получится сделать быстрее, не распыляясь на мелкие дела.
Лайфхак: одну из таких 20-тиминуток можно посветить чисто соцсетям или почте или ответам в чатах, тогда вы точно ничего не упустите.
Другая отличная техника – «Блокировка времени» – помогает не погрязнуть в списке дел и иметь определенную свободу. Зафиксируйте в своем календаре по 30-60 минут «Очень Важное Дело». Не занимайте это время ничем, ничего не планируйте. Пусть оно будет. Такой таинственный 1 час в день. И занимайтесь в этот час тем, чем захочется. Читайте, медитируйте, занимайтесь йогой, пишите. Это ваш «мини-отпуск» в течение дня.
Тайм-менеджмент вообще не про управление временем. Это наука управления собой, своими целями, желаниями и планами. Ключевые техники тайм-менеджмента позволяют успевать больше делая меньше, не отвлекаться так часто и не лениться, концентрироваться на важном, держать фокус и выполнять задачи быстрее.
