Как часто получалось так, что весь день занят какими-то задачами и нет времени ни на спорт, ни на хобби, ни на встречи с друзьями? Мы собрали 7 золотых правил, которые помогают спланировать свой день и сбалансировать время, чтобы успеть намного больше, чем в стихийной продуктивности.

Правило 0. Понять своё состояние

Никогда ни одно правило планирования не спасёт ваш день, если у вас тяжелое психоэмоциональное состояние. Прислушайтесь к себе. Возможно, вам нужна не методика, а день хорошего отдыха.
Если же состояние позволяет, то эта статья точно для вас!

Правило 1. Автоматизируй это!

Если какую-то задачу можно сделать привычкой, делайте! Утренний спорт, приготовление ужина с детьми, просмотр почты в метро – если вы и так делаете это постоянно, то пусть это станет вашей привычкой, а не одной из задач в списке. Суперсила привычки – это автоматизм, а значит она не отнимает у вас сил на само начало действия.

Правило 2. Тайм блоки

Или «блокируйте время». Вообще, спланировать свой день становится легче, если есть понятные тайм-блоки. Если утром вы отлично пишете, то «заблокируйте» это время от всех других задач и встреч. Если после обеда у вас снижается работоспособность, то посвятите это время себе. Медитации, чтение, прогулка – поставьте тайм-блок! То же самое лучше сделать, когда речь идет о домашних делах или времени с семьей. Конечно, все мы любим вечерние совещания (нет), но никогда ничего не назначайте на то, что под тайм-блоком, даже если очень надо. Такие «якоря» стабильности помогут вам дольше сохранять равновесие и не скатываться в стрессовую гонку со временем.

Правило 3. Да будет список!

Закатили глаза? 🙄 Знаю-знаю 😄😄 Но тут главное понять, что список задач вам не враг. Пусть это будет ваша «вторая память». Вы просто складываете туда всё, что хотелось бы, надо бы, пора бы сделать. И всё. Он нужен просто для того, чтобы быстро выуживать «из памяти» нужные «воспоминания» (задачи). Спланировать свой день, вытаскива задачи из списка, намного проще, чем вспоминать или придумывать новые.

Помните, список не будет вас критиковать или ругать. Иногда список – это просто список.

Правило 4. Выбираем задачи

Сейчас мне нравится работать по методу контейнеров. Хотя бы полдня, а лучше целый, я посвящаю задачам только одного типа! Например, если мне надо подготовить контент в блог, то я буду полдня просто сидеть и писать посты, и только вторые полдня я буду подбирать иллюстрации. Если я сразу смешиваю всё – категории, темы, картинки, теги, инфографику – это отнимает кучу времени и много сил. Поэтому мой нынешний способ выбора задач на день начинается с выбора тематики дня. А затем под тематику я беру из списка от 3 до 7 задач, в зависимости от (см. правило 0) моего эмоционального состояния и доступного времени.

Вы можете попробовать матрицу Эйзенхауэра, матрицу фокуса, правило 3 задач, правило 1-2-3… Очень много разных методик, которые есть в нашей рубрике «Управление проектами и задачами». Лучше их попробовать и выбрать свою.

Правило 5. Убираем задачи

А теперь посмотрим на выбранные задачи и спросим: «А точно ли каждая из них приблизит меня к достижению моих целей?»

Это очень важный вопрос! Честный ответ на него позволит вам сэкономить много времени. Убирайте или видоизменяйте то, что не принес вам какой-то понятной пользы. Это самый лучший способ приоритезации, если честно!

Правило 6. Ты молодец!

Хвалите себя, радуйте себя, награждайте себя за сделанную задачу или выполненный план на день. Ничто так не мотивирует, как замечать свой прогресс!
О разных способах и техниках выполнения задач мы пишем в «Побеждая прокрастинацию».
Можете придумать ритуалы для выполнения задач разных видов. Кого-то радует ставить галочки в списке или трекере, кто-то любит вычеркивать задачи, кто-то уходит пить кофе, когда всё выполнено. Пусть это ощущение благодарности себе обязательно присутствует в вашем плане!

Правило 7. Разделяй и планируй

Всё-таки не получается? День начинается и тут же заканчивается? Постоянно что-то делается, но всё нет то? Всё валится из рук, а задачи копятся снежным комом?
Без паники!
Сделаем быстрый анализ того, что реально происходит. Подготовьте таблицу из 2 столбцов. В первом столбце запишите время от 7:00 и с шагом в +15 минут до полуночи. Во второй столбец в течение дня записывайте всё, что вы делали в выбранные 15 минут.

Спали до 9? 8 первых строк заполняем словом «Сон»
Завтракали полчаса, залипая в сториз? 2 строки «Завтрак + инстаграмм»
И так далее.

На следующее утро садимся и анализируем – в куда реально утекает время?

Признаюсь, я примерно раз в месяц делаю такую таблицу, чтобы сбалансировать время работы, отдыха и «тупняка». Можно скачать шаблоны для такой самопроверки:

• Таблица в Excel для заполнения задач каждые 20 минут. Бонус: расчет итогового резюме по типичным задачам
• Таблица в Excel для учета времени на виды задач по таймлайну (как на картинке)
• Таблица в Word для внесения задач каждые 15 минут
• Таблица в PDF для записи задач каждые 15 минут

Применяем

В итоге, у вас получится спокойно и продуктивно спланировать 14 часов бодрствования:

• Ряд задач вы трансформируете в привычки и будете выполнять их на автомате
• Вдохновляющие дела вы «заблокируете» в календаре и для них всегда будет время
• Личное время для семьи, близких и друзей будет под «тайм-блоком»
• Оставшееся время вы распределите между задачами из своего списка, причем в приоритете будут те, что приближают вас к целям
• Найдете вВремя на небольшой ритуал благодарности себе за продуктивный день

Бонус. Ретроспектива

Раз в неделю выделите 20 минут, чтобы просмотреть всё, что было сделано. Вы очень удивитесь, как много вы успеваете на самом деле.

Раз в месяц можно выделять день или даже несколько, чтобы проанализировать всё, что было сделано, разобрать список задач, подготовить важные для выполнения работы, порадовать себя за отличный продуктивный месяц. Мне нравится отмечать прогресс по каждой цели